Quản trị, điều hành tại HueWACO trên nền tảng công nghệ 4.0

1. Lý do chọn đề 

1.1 Thực tiễn

Công ty CP Cấp nước Thừa Thiên Huế (HueWACO) được thành lập từ năm 1909, trải qua 115 năm xây dựng và phát triển, HueWACO đã không ngừng lớn mạnh cả về số lượng và chất lượng. Đến nay, Công ty đang quản lý 34 Nhà máy xử lý nước, với tổng số km đường ống truyền tải, phân phối đạt trên 5.370 km, cấp nước an toàn cho đô thị và nông thôn với tỷ lệ hơn 97% dân số.

Nhận thức rõ chuyển đổi số là xu thế tất yếu, HueWACO đã tích cực ứng dụng công nghệ số, giải pháp số vào tất cả các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ khách hàng của Công ty. Các ứng dụng được triển khai rộng trên toàn bộ các lĩnh vực từ sản xuất – xử lý nước, truyền tải – phân phối nước, dịch vụ cấp nước đến khách hàng và các công tác quản lý nội bộ doanh nghiệp (Kế toán, nhân sự, văn bản,…).

Về lĩnh vực sản xuất nước, HueWACO đã xây dựng Trung tâm vận hành tự động Hệ thống cấp nước toàn công ty. Trung tâm đã tích hợp hệ thống điều khiển tự động SCADA các nhà máy, dữ liệu quan trắc, theo dõi các chỉ tiêu về chất lượng nước, áp lực, lưu lượng nước… tại các điểm quan trắc trên toàn bộ mạng lưới cấp nước của công ty.

Về dịch vụ khách hàng, các hoạt động: Hóa đơn điện tử, Hợp đồng điện tử, Thanh toán không dùng tiền mặt, .., đã được Công ty triển khai khá sớm, đi đầu trong các đơn vị cấp nước trên toàn quốc. Đến nay, hơn 80% khách hàng của HueWACO đã thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt, 100% khách hàng đăng ký lắp đặt nước mới được ký hợp đồng điện tử, nhận hóa đơn điện tử từ Công ty.

Về lĩnh vực Quản trị điều hành nội bộ, HueWACO đã triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong Quản lý nhân sự, kế toán, quản lý bán hàng, quản lý kho, vật tư, tài sản…

Từ đó, HueWACO đã bước đầu xây dựng được kho cơ sở dữ liệu liên quan đến các hoạt động tác nghiệp, thông tin khách hàng, cơ sở dữ liệu lịch sử về các hoạt động sản xuất, truyền tải, phân phối nước. Đây là nền tảng quan trọng để HueWACO có thể triển khai áp dụng các thành tựu quan trọng của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty trong thời gian tới.

1.2 Tính cấp thiết của đề tài

Dù triển khai nhiều phần mềm, nhưng công tác chỉ đạo, điều hành vẫn chủ yếu thông qua các văn bản giấy, và trao đổi qua điện thoại, ứng dụng như Zalo, Viber,… Cách thức làm việc này tạo ra rất nhiều lỗ hổng trong quản trị doanh nghiệp, sản phẩm công việc phần lớn còn lưu trữ trên từng máy tính cá nhân dẫn đến việc cập nhật, phối hợp, làm việc giữa các bộ phận còn khó khăn, chưa hỗ trợ tốt công tác quản trị điều hành cũng như giám sát và đánh giá hiệu quả công việc.

Từ thực tế cũng như tìm hiểu xu hướng triển khai ứng dụng CNTT tại các doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy vấn đề tích hợp, chia sẻ dữ liệu đảm bảo đồng bộ vận hành, quản lý khai thác thông tin giữa các cơ sở dữ liệu là đặc biệt quan trọng. Trước đây, việc phát triển các hệ thống CNTT mới chủ yếu tập trung vào các giải pháp liên quan đến nhu cầu cụ thể của từng phòng ban, đơn vị mà chưa tính đến nhu cầu kết nối, trao đổi và tái sử dụng dữ liệu của các phần mềm đó. Kết quả là một sự chắp vá các giải pháp CNTT, các phần mềm không tương tác, chia sẻ dữ liệu được với nhau, gây ra tình trạng cát cứ, chia cắt thông tin.

Thực hiện 03 mũi đột phá; trong đó có đột phá về quản trị điều hành, quản trị hiệu quả các hoạt động của công ty; đột phá về cơ sở vật chất, nhà máy, thiết bị ngày càng hiện đại, vận hành trên nền tảng công nghệ số.

Để có thể đạt được mục tiêu đã đặt ra, HueWACO đã xây dựng chiến lược chuyển đổi số giai đoạn 2024-2030. Trong đó, đối với bên ngoài thì tập trung Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, thắt chặt quan hệ, giao tiếp với khách hàng qua môi trường số; Đối với bên trong thì triển khai 02 nền tảng số: Trung tâm Vận hành tự động hệ thống cấp nước nhằm vận hành tối ưu, điều hành thông minh hệ thống cấp nước toàn công ty; Nền tảng Quản trị điều hành số nhằm hỗ trợ ban lãnh đạo điều hành doanh nghiệp, CBCNV tác nghiệp trên nền tảng chung duy nhất.

Mục tiêu đến năm 2030, cơ bản hoàn thiện hệ thống quản trị doanh nghiệp theo hướng hiện đại trên nền tảng công nghệ số bao gồm: quản trị chất lượng, quản trị nguồn nhân lực, quản trị tài chính, quản trị rủi ro, quản lý tài sản và quản lý hệ thống cấp nước thông minh.

Hoàn thiện mô hình cơ sở dữ liệu tập trung, chia sẻ liên thông trong nội bộ công ty cũng như liên thông với các trục liên thông cơ sở dữ liệu khác. Phân tích dữ liệu hỗ trợ quyết định trong quản lý điều hành và hoạch định chiến lược cho Công ty.

Triển khai hệ thống quản lý và giám sát tổng thể hệ thống cấp nước theo mô hình của các đơn vị cấp nước tiên tiến trên thế giới đang áp dụng. Các giải pháp nhằm nâng cao năng lực quản lý vận hành, hiện đại hóa ngành nước, kiểm soát giám sát và điều khiển từ xa theo thời gian thực.

Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng mang đến những trải nghiệm dịch vụ vượt mức mong đợi. Đẩy mạnh hoạt động khoa học công nghệ, phát huy sáng kiến, sáng tạo, tăng cường dịch vụ tiện ích, các giải pháp chăm sóc khách hàng đa kênh, tăng cường kết nối, tương tác giữa công ty và khách hàng, giải quyết kịp thời các yêu cầu, đảm bảo quyền lợi của khách hàng.

Đến năm 2045, HueWACO trở thành công ty có hệ thống cấp nước thông minh ứng dụng công nghệ hiện đại tiên tiến, quản trị điều hành tác nghiệp trên môi trường số, tự động hóa trong quản lý sản xuất, lấy khoa học công nghệ làm nền tảng.

1.3 Mục tiêu của đề tài

Từ cơ sở thực tiễn các ứng dụng đang triển khai và mục tiêu, chiến lược chuyển đổi số trong thời gian sắp đến, HueWACO đã bước đầu xây dựng và triển khai đề tài:

Xây dựng nền tảng tích hợp ứng dụng phục vụ công tác quản trị, điều hành doanh nghiệp tại HueWACO

Với mục tiêu tập trung công việc về một đầu mối, hệ thống có vai trò như "bàn làm việc điện tử" với nhiều công cụ và dữ liệu điều hành, tác nghiệp được tích hợp.

Nền tảng này không thay thế các ứng dụng đã và đang được sử dụng tốt tại công ty mà thừa kế chính dữ liệu của các ứng dụng đó, chuẩn hoá, tích hợp dữ liệu các ứng dụng này lại với nhau, từ đó hỗ trợ tốt hơn việc khai thác dữ liệu phục vụ tác nghiệp và chỉ đạo điều hành của đơn vị.

Hỗ trợ BLĐ nắm bắt bức tranh tổng quan của công ty với những mục tiêu và các chỉ số then chốt, các bộ phận lập kế hoạch thực hiện các mục tiêu đó và cuối cùng là giao tiếp và cộng tác với đúng người, đúng việc, đúng quy trình để giải quyết nhanh từng vấn đề chi tiết.

Bức tranh toàn cảnh của công ty sẽ được trực quan hóa trên một dashboard giúp ban lãnh đạo sẽ đánh giá được tình hình tổng thể của công ty và nhanh chóng phát hiện ra các vấn đề nổi cộm (nếu có).

Nền tảng công nghệ được lựa chọn để phát triển hệ thống là .NET Framework (C#) và SQL Server của Microsoft với các lý do:

• C# là một ngôn ngữ lập trình phổ biến, được cập nhật, nâng cấp thường xuyên, hỗ trợ lâu dài bởi Microsoft – một trong những tập đoàn công nghệ lớn nhất.
• 90% các ứng dụng đang triển khai tại HueWACO được phát triển trên nền .NET Framework và SQL Server.
• Các ứng dụng CNTT tại các cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh đa phần cũng triển khai trên nền tảng công nghệ của Microsoft nên sẽ thuận tiện trong quá trình liên thông, tích hợp dữ liệu (về văn bản, dịch vụ công, các dữ liệu phục vụ điều hành đô thị thông minh…).
  • Một số kết quả đã triển khai
    • Theo dõi các chỉ tiêu trọng tâm của công ty
    • Tích hợp - chia sẻ thông tin dùng chung
    • Xử lý công việc, văn bản qua môi trường mạng

Trước đây, dù đã có các phần mềm hỗ trợ theo dõi các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ khách hàng của công ty; tuy nhiên, mỗi chỉ tiêu lại được theo dõi trên một phần mềm chuyên biệt. Ban lãnh đạo công ty muốn nắm tổng thể tình hình thực hiện công việc phải yêu cầu cấp dưới báo cáo lên, rất mất thời gian cho cả lãnh đạo và người được yêu cầu báo cáo.

Từ thực tế đó, HueWACO đã xây dựng hệ thống các API để kết nối tới các phần mềm chuyên biệt (Quản lý sản xuất, Quản lý khách hàng, công nợ, Quản lý nhân sự, Kế toán, các hệ thống SCADA trên mạng lưới cấp nước…) từ đó tổng hợp lại kết quả thực hiện các chỉ tiêu trên một màn hình duy nhất. Dữ liệu được cập nhật tức thời, hoàn toàn tự động nên lãnh đạo công ty rất chủ động trong việc theo dõi việc thực hiện các chỉ tiêu trọng tâm để có những chỉ đạo kịp thời nếu phát hiện có vấn đề phát sinh.

Đến thời điểm hiện tại, đã tích hợp được 11 chỉ tiêu trọng tâm như: nước sản xuất, nước ghi thu, phát triển khách hàng, thay đồng hồ, theo dõi điểm chảy, xử lý thông tin phản ánh của khách hàng, tỷ lệ thanh toán không dùng tiền mặt, tỷ lệ người dân sử dụng nước sạch… Mỗi chỉ tiêu trọng tâm sẽ được thể hiện với 02 thông số chính: chỉ số tại thời điểm hiện tại, và luỹ kế thực hiện so với kế hoạch để so sánh.

Số liệu báo cáo được hệ thống tổng hợp hoàn toàn tự động, tức thời theo thời gian thực từ các hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên ngành; đảm bảo dữ liệu báo cáo chính xác và nhanh chóng.

Số liệu báo cáo sẽ được biểu diễn dưới nhiều hình thức trực quan như bảng dữ liệu, biểu đồ,… tùy vào tính chất của từng loại dữ liệu nhằm hỗ trợ tốt nhất công tác tác nghiệp của người dùng.

Các thông tin từ các phần mềm riêng chuyên ngành sẽ được tích hợp, chia sẻ trên nền tảng Văn phòng điện tử như thông tin về nhân sự, hệ thống các tài liệu dùng chung như quy chế, quy định, báo cáo giao ban,…

Thông tin về cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ, thông tin liên hệ của mỗi cá nhân được cập nhật và công khai trên hệ thống. Đảm bảo mỗi CBCNV đều biết được chức năng nhiệm vụ của tất cả các bộ phận và mỗi cá nhân trong công ty; từ đó có liên hệ phù hợp trong công tác.

Bên cạnh đó, tất cả các tài liệu quy chế, quy định, sổ tay, định mức kinh tế kỹ thuật… ngay sau khi ban hành đều được cập nhật lên hệ thống để tất cả mọi người đều có thể tiếp cận, sử dụng vào công việc thực tế tại đơn vị của mình.

Để đẩy mạnh việc số hoá dữ liệu văn bản, cũng như xử lý văn bản, công việc trên môi trường mạng, HueWACO đã triển khai phân hệ Quản lý văn bản – công việc trên hệ thống Văn phòng điện tử của công ty. Đến thời điểm hiện tại, 100% CBCNV toàn công ty đã được cấp phát tài khoản và hướng dẫn sử dụng hệ thống để tra cứu thông tin, xử lý công việc.

Hàng ngày, khi đăng nhập vào, người dùng sẽ thấy ngay các nội dung thông báo, công việc liên quan đến công việc của mỗi cá nhân, bộ phận của mình.

Phân hệ Xử lý công việc – văn bản đã tích hợp đầy đủ các tính năng như:

• Quản lý văn bản đến
• Quản lý văn bản đi
• Quản lý công việc
• Thống kê – báo cáo
• Tích hợp ký số online: Thông qua dịch vụ ký số SmartCA của VNPT.
  

Thông tin tất cả công việc liên quan đến mỗi cá nhân sẽ được hiển thị trong một màn hình duy nhất.

Tất cả công việc, văn bản của công ty đều được quản lý trên hệ thống. Nâng cao khả năng trao đổi, làm việc nhóm; công việc được giải quyết mọi lúc mọi nơi mà không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý, thời gian.

Việc trao đổi thông tin, tiếp nhận ý kiến chỉ đạo từ cấp trên được thực hiện một cách nhanh chóng và kịp thời. Đặc biệt là tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí phục vụ cho công tác quản lý tìm kiếm và lưu trữ công văn.

Hệ thống tích hợp các tính năng, nghiệp vụ quản lý văn bản; hỗ trợ tốt việc trao đổi, xử lý công việc qua môi trường mạng. Với khả năng lưu vết lịch sử xử lý văn bản, công việc theo giời gian, hệ thống sẽ giúp việc theo dõi, giám sát và đôn đốc thực hiện công việc của ban lãnh đạo trở nên dễ dàng và minh bạch hơn so với phương thức quản lý văn bản truyền thống.

3. Tính mới và tính sáng tạo: (Có tính mới, tính sáng tạo so với trình độ kỹ thuật của Việt Nam, không trùng với đề tài/giải pháp đã được công bố trong bất kỳ nguồn thông tin chính thống nào ở Việt Nam; Đảm bảo tính khoa học, ưu việt khi ứng dụng vào thực tiễn; Có tính mới, tính sáng tạo so với trình độ kỹ thuật của Việt Nam, không trùng với đề tài/giải pháp đã được công bố trong bất kỳ nguồn thông tin chính thống nào ở Việt Nam; Đảm bảo tính khoa học, ưu việt khi ứng dụng vào thực tiễn).

Với mục tiêu tập trung công việc về một đầu mối, hệ thống có vai trò như "bàn làm việc điện tử" với nhiều công cụ và dữ liệu điều hành, tác nghiệp được tích hợp.

Điểm sáng tạo của giải pháp là không thay thế các ứng dụng đã và đang được sử dụng tốt tại đơn vị mà thừa kế chính dữ liệu của các ứng dụng đó. Giải pháp hỗ trợ việc chuẩn hoá, tích hợp dữ liệu các ứng dụng này lại với nhau, từ đó hỗ trợ tốt hơn việc khai thác dữ liệu phục vụ tác nghiệp và chỉ đạo điều hành của đơn vị.

Hệ thống kết nối tới các phần mềm chuyên biệt (Quản lý sản xuất, Quản lý khách hàng, công nợ, Quản lý nhân sự…) từ đó tổng hợp lại kết quả thực hiện các chỉ tiêu trên một ứng dụng duy nhất. Dữ liệu được cập nhật tức thời, hoàn toàn tự động nên lãnh đạo công ty rất chủ động trong việc theo dõi việc thực hiện các chỉ tiêu trọng tâm để có những chỉ đạo kịp thời nếu phát hiện có vấn đề phát sinh.

Bằng việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ sở dữ liệu và HTTT mang lại hiệu quả kinh tế cao khi khắc phục được tình trạng trùng lặp, dư thừa dữ liệu tại các hệ thống riêng lẻ, đảm bảo tận dụng tối đa nguồn tài nguyên dữ liệu của công ty.

4. Khả năng áp dụng: (Có khả năng áp dụng, sử dụng rộng rãi trong điều kiện của Tỉnh TT Huế, đã được áp dụng hoặc đã được thử nghiệm, sản xuất thử và được chứng minh khả năng áp dụng có hiệu quả)

Giải pháp đã được đưa vào sử dụng chính thức tại HueWACO từ tháng 8/2022. Từ thời điểm đó đến nay, hệ thống liên tục được cập nhật, bổ sung các tính năng phục vụ trao đổi, xử lý công việc của CBCNV toàn công ty cũng như hỗ trợ công tác chỉ đạo, điều hành của ban lãnh đạo công ty.

Đối tượng sử dụng hệ thống là toàn bộ ban lãnh đạo cũng như CBCNV toàn công ty. Ứng với mỗi người, tuỳ vào chức danh, vị trí công tác sẽ được phân công sẽ được phân quyền truy cập vào những chức năng phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng cá nhân cụ thể.

Với hướng tiếp cận đơn giản, dễ triển khai mở rộng, mô hình giải pháp không chỉ áp dụng nội bộ tại HueWACO mà còn có khả năng áp dụng tại hầu hết các doanh nghiệp khác.

5. Hiệu quả kinh tế - xã hội: (Mang lại lợi ích kinh tế-xã hội cao hơn công trình, giải pháp tương tự đã biết ở Việt Nam, không gây ảnh hưởng xấu đến môi trường, điều kiện sống, làm việc của con người và an toàn cho xã hội; Một số tồn tại, hạn chế của giải pháp )

Qua triển khai thực tế từ năm 2022 đến nay, nhóm thực hiện đề tài nhận thấy giải pháp nền tảng ứng dụng tích hợp đã mang lại nhiều lợi ích, nâng cao hiệu quả, năng suất giải quyết công việc của toàn thể cán bộ công nhân viên toàn công ty.

Thứ nhất, giải pháp đã góp phần thay đổi phương thức làm việc, cũng như phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành tại công ty. Nền tảng tích hợp giúp ban lãnh đạo nắm bắt tình hình hoạt động của công ty một cách chủ động, nhanh chóng. Các chỉ tiêu quan trọng được tổng hợp, theo dõi theo thời gian thực, một cách tự động nên sẽ hỗ trợ công tác quản trị doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Thứ hai, thông qua nền tảng tích hợp ứng dụng, tất cả công việc, văn bản của công ty được quản lý một cách hiệu quả, khoa học. Nâng cao khả năng trao đổi, làm việc nhóm; công việc được giải quyết mọi lúc mọi nơi mà không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý, thời gian. Việc trao đổi thông tin, tiếp nhận ý kiến chỉ đạo từ cấp trên được thực hiện một cách nhanh chóng và kịp thời. Đặc biệt là tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí phục vụ cho công tác quản lý tìm kiếm và lưu trữ thông tin.

Thứ ba, thông tin trên hệ thống được phân quyền hợp lý; tất cả lịch sử thay đổi dù là nhỏ nhất đều được hệ thống ghi nhận nên sẽ gia tăng tính minh bạch trong quá trình xử lý công việc.

Tác giả: Phan Gia Nhật

^{Công ty CP Cấp nước Thừa Thiên Huế (HueWACO)}